Atrodytų, kas čia sudėtingo suorganizuoti mamos jubiliejaus minėjimą ar atskirų firmos padalinių darbuotojų susibūrimą: šią užduotį galima drąsiai patikėti jaunėlei dukrai ar firmos administratorei! Bet ar tikrai? Renginių organizavimas Klaipėda (ar kitas miestas) – populiari Googlo’ o užklausa, tad, esant aktyviai pasiūlai bei paklausai, kyla klausimas, ar viskas iš tiesų taip paprasta. Įsigilinus į renginių organizavimo procesą, sudarytą net iš kelių etapų, darosi aišku, jog, norint kokybiško galutinio rezultato, reikia tiek teorinio pasirengimo, tiek realių pastangų.
Pasirengimas renginiui
Konkretus tikslas – kertinis akmuo, kuriuo pagrįstas kiekvieno renginio organizavimas. Neužtenka vien įvardinti, ar tai bus gimtadienio, ar firmos vakarėlis: būtina iš anksto įsivaizduoti jame dalyvausiančią publiką, pastarųjų poreikius bei žinutę, kurią turi „ištransliuoti” konkretus renginys. Kai žinome, ko norima, reikia pradėti galvoti, kaip to pasiekti: padalinkime būsimą renginį į atskirus etapus, numatykime konkrečias veiklas. Net asmenys, kurių „duona” būtent ir yra renginių organizavimas Klaipėda, neretai susiduria su krize, kai laikas nenumaldomai tiksi, o idėjų yra apskritas nulis…Tokiu atveju rekomenduojamas minčių lietaus metodas: ant popieriaus lapo tiesiog rašykite visas į galvą šovusias idėjas, o tada pabandykite jas sujungti i bendrą visumą. Kai jau turėsite „grynuolį”, tai yra renginio visumos vaizdą, numatykite konkrečius terminus, aiškiai įvardinkite, kas ir už ką bus atsakingas.
Renginio diena
Pasirengimas renginiui užima nemažai laiko, tačiau ir atėjus tai didžiajai dienai nebus kada ilsėtis: būtina pasiruošti vietos, kurioje viskas vyks, estetika, svečių susodinimu, maisto ir gėrimų klausimu, muzikos instrumentais ir kitomis smulkiomis, bet svarbiomis detalėmis. Ir, svarbiausia, norint, jog renginių organizavimas Klaipėda būtų nusisekęs „projektas”, būtina visada turėti atsarginį planą ir nesutrikti dėl galimų nesklandumų.
Po visko
Kai svečiai nerūpestingai išsiskirsto, kažkas turi atlikti visą juodą darbą – „apsikuopti” po renginio. Nepaisant kamuojančio fizinio bei emocinio nuovargio, būtina pasirūpinti patalpos sutvarkymu, skolintų daiktų grąžinimu ir kita. Arba „sudiriguoti”, jog kažkas kitas tai atliktų laiku. Jei renginys masinis, tikėtina, reikės pasirūpinti ne tik formalia renginio dalimi, bet ir vadinamosiomis dūzgėmis. O kur dar nuotraukos, atsiliepimai apie renginį spaudoje ir/arba socialiniuose tinkluose, padėkos dalyviams, rėmėjams ir visiems kitiems, prisidėjusiems prie renginio eigos.